宮城県システムソフト開発

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H a n d l i n g

個人情報の取扱いについて

　当社は、個人情報の重要性を認識しその保護の徹底を図るため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報を適切に取扱うことを宣言いたします。
　当社で業務に従事する全ての者は、個人情報が個人の貴重な財産であることを認識し、個人情報マネジメントシステムを確立し、実施・維持し、個人情報を正確かつ安全に取扱いいたします。

公表事項
Ⅰ.個人情報の利用目的に関する事項
Ⅱ.個人情報の第三者提供に関する事項
Ⅲ.「開示等の求め」に応じる手続きに関する事項
Ⅳ.安全管理の為に講じた措置に関する事項
V.苦情の受付窓口に関する事項

Ⅰ.個人情報の利用目的の公表に関する事項

　当社は、以下の利用目的の範囲内で個人情報を取得し、保有・利用することを明示致します。

(1)お客様の個人情報

・当社の商品・サービスやイベントのご案内
・契約の履行（商品・サービスの提供等）
・お問合せまたはご依頼等への対応

(2)取引先情報

・システム開発・運用業務における業務遂行上必要な連絡、情報提供、契約の履行のため

(3)顧客からの受託業務で取扱う個人情報

・受託業務の遂行のため

(4)当社への採用選考にエントリーする方、当社の採用に関する情報の提供を希望する方に関する個人情報

・本人の採用選考の手続きにのみ利用し、不採用の場合はすみやかに破棄

(5)従業者等の個人情報

・人事労務管理業務及び業務連絡のため
・官公庁、参加団体等への手続きのため
・法令に基づく手続きのため

(6)協力会社の従業者の個人情報

・勤怠管理、受託先への請求・報告、業務上の連絡のため

　また、当社が求める個人情報の提供は任意ですが、情報の提供が戴けない場合は契約上の権利義務の履行、人事手続きや業務遂行等に影響が生じる場合が有ります。

　なお、直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。
　ただし、次の場合は除きます。

(a)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(b)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(c)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、 又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(d)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

業務委託に伴う個人情報の委託

　当社は、総務業務などの業務を遂行する為、従業者の個人情報を委託する事があります。

委託を受けた「個人情報」の利用目的

　当社が業務を委託されたことに伴いお預かりする個人情報は、当該業務を行うために利用するものとします。

Ⅱ.個人情報の第三者提供

　当社は、取得いたしました個人情報を、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

　また、法第23条第4項各号に掲げる場合については、個人情報の提供にあたりあらかじめ本人の同意を得るべき第三者に該当しないものとします。

Ⅲ.「開示等の求め」に応じる手続きに関する事項

　当社が、保有する個人情報のうち「保有個人データ」(注2)は、上記Ⅰ.（1）、（3）～（6）が該当します。
　本人またはその代理人（法定代理人／委任に基づく代理人）からの「保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用又は提供の拒否権の求め、又は第三者提供記録の開示の求め」 （以下、「開示等の求め」といいます）について、以下の窓口にて対応させていただきます。
　なお、本人の委任に戻づく代理請求は、マイナンバー情報に対する請求にのみ認められています。

(1)「開示等の求め」の申請先

　・当社の名称
　　株式会社 アソシエートソリューションズ

　・当社の住所および代表者の氏名
　　〒980-0811　宮城県仙台市青葉区一番町1丁目16-23　一番町スクエア4B
　　代表取締役　渡邉忠博
　　
　・開示等の申請先
　　下記の「個人情報対応窓口」までお申し出ください。

　

・当社の名称
　　株式会社 アソシエートソリューションズ

・当社の住所および代表者の氏名
　〒980-0811
　　宮城県仙台市青葉区一番町1丁目16-23
　　一番町スクエア4B
　代表取締役　渡邉忠博
　　
　・開示等の申請先
　　下記の「個人情報対応窓口」までお申し出ください。

　「個人情報開示申請用紙」　[PDFファイル]
　

(2)手数料及びお支払方法（「個人情報開示申請／利用目的通知申請」の場合のみ）
　各申請のうち、「個人情報開示申請／利用目的通知申請」を行う場合には、手数料が必要となります。
　・手数料：1つの申請につき1,000円(税込)を郵便定額小為替で同封してください。

(3)申請者の本人確認又は代理人確認方法について
　保有個人データの開示等の求めに際して、「個人情報の保護に関する法律」、特定個人情報の開示等の求めに際して、 「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用に関する法律」等の関連法令及び指針に基づき本人確認又は代理人確認書類の添付をお願いいたします。
　なお、本籍地などの機微情報については不要な為、黒塗りにするなど見えない状態にして提出してください。
　 　

(4)開示等の求めに伴い当社が取得した個人情報について
　開示等の求めに際して当社が取得しました個人情報については、開示等の求めへの対応のためにのみ取り扱うものとします。 ご提出いただきました書類等については、手続きが終了した後、3年間保存するものとし、その後廃棄致します。

Ⅳ.保有個人データの安全管理のために講じた措置

　　　　

１）基本方針の策定 保有個人データを適正な取り扱い確保のため、「関係者法令・ガイドラインの遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。 　　　　

２）保有個人データの取り扱いに係る規律の整備 保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取得方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報保護規定を策定しています。 　　　　

３）組織的安全管理　規定及び関連文書に基づき以下の対応を実施。
①個人情報の安全管理を整備し、責任者および役職ごとの役割と責任を規定しています。
②個人情報の取扱いに関する運用手順を整備しています。 　　　　

４）人的安全管理　規定及び関連文書に基づき以下の対応を実施。
①個人情報の取り扱いに関する留意事項について、１年に１回以上従業員に対し定期的な研修及び教育を実施しています。
②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業員から受けています。 　　　　

５）物理的安全管理措置　規定及び関連文書に基づき、以下の対応を実施。
①保有個人データを取り扱う区域については、閲覧権限を持つ従業員以外の立ち入りを禁止しています。
②第三者によるオフィス内への入退室があった際は、規定に基づき入退室管理簿を付け保管しています。
③個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失を防止するため、サーバーラック及び保管庫での施錠管理を実施しています。 　　　　

６）技術的安全管理措置　規定及び関連文書に基づき、以下の対応を実施。
①ユーザIDに付与する権限により、個人情報へのアクセス又は個人情報の取り扱いを行える情報システム利用について、権限を持った必要最小限の従業員に限定しています。
②システム担当者は、ファイルサーバやユーザ端末のOSやソフトウェアについて、セキュリティパッチが自動更新されるよう設定し、その他の機器についてもセキュリティ情報を適時入手して対応に努めています。

V.個人情報に関するお問い合わせ

本内容に関するご質問及び苦情・開示等に関するご相談は、下記の「個人情報対応窓口」までお願いいたします。

[注意事項]
直接ご来社いただいてのお申出はお受けしかねますので、その旨ご了承をお願いします。

(2)認定個人情報保護団体
　弊社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。 弊社の個人情報保護の取扱いに関する苦情については、同協会内の「プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室」へお申出いただくこともできます。
※弊社のサービス等に関する問い合わせ先はこちらとなります。

補足
(注1)「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含みます）」に置くことを義務付けられている事項を含みます。

(注2)「保有個人データ」とは
　お客様の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した個人情報であって、当社が本人等から求められる利用の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用又は提供の停止の求めの すべてに応じることができる権限を有するものをいいます。ただし、次のいずれかに該当する場合は「保有個人データ」として扱いません。
(1)当該個人データの存否が明らかになることによって、本人若しくは第三者の生命、身体若しくは財産に危害が及ぶおそれのあるもの。
(2)当該個人データの存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの。
(3)当該個人データの存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの。
(4)当該個人データの存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの。

制定 令和3年7月20日
改定 令和5年9月5日

株式会社 アソシエートソリューションズ
個人情報保護管理者　　永野　雄一

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